Bir kongrede ya da çok oturumlu bir toplantıda katılımcıların aklında kalan şey içeriktir; ancak o içeriğin ulaşıp ulaşmaması tamamen teknik altyapıya bağlıdır. Arka sıralarda duyulmayan bir konuşmacı, okunamayan bir slayt ya da kesilen bir canlı yayın, en değerli sunumu bile etkisiz hale getirir. Kongre ve toplantı ses görüntü sistemleri planlanırken mikrofon seçiminden konferans sistemlerine, ekranlardan kayıt ve yayına, simultane çeviriye kadar pek çok parçanın birlikte çalışması gerekir. Bu rehberde bu parçaları tek tek ele alıyor ve planlama sürecinde sormanız gereken soruları sıralıyoruz.
Önce format: genel oturum, panel, paralel salonlar
Teknik planlamanın ilk adımı programın formatını netleştirmektir. Tek bir genel oturum salonu ile başlayıp gün içinde birden fazla paralel salona bölünen bir kongre, her salon için ayrı bir ses, görüntü ve teknisyen planı gerektirir. Şu sorulara erkenden cevap verin:
- Kaç salon kullanılacak ve her salonun kapasitesi nedir?
- Oturumlar tek konuşmacılı sunum mu, panel mi, yoksa yuvarlak masa tartışması mı?
- Katılımcılar soru soracak mı; salonda mikrofon dolaştırılacak mı?
- Uzaktan bağlanacak konuşmacılar var mı?
- Oturumlar kaydedilecek ya da canlı yayınlanacak mı?
- Birden fazla dilde çeviri yapılacak mı?
Bu cevaplar, mikrofon sayısından reji kurgusuna kadar tüm ekipman listesini belirler.
Mikrofon seçimi: kürsü, yaka, headset ve konferans sistemleri
Kongrelerde mikrofon seçimi, konuşmacının sahnedeki davranışına ve oturumun formatına göre yapılır. Aşağıdaki tablo, en sık kullanılan mikrofon türlerini ve uygun kullanım alanlarını özetliyor:
| Mikrofon türü | En uygun kullanım | Avantajı | Dikkat edilmesi gereken |
|---|---|---|---|
| Kürsü (gooseneck) | Açılış konuşmaları, protokol | Sabit, güvenilir, kurulumu kolay | Konuşmacı kürsüden uzaklaşınca ses düşer |
| Yaka (lavalier) | Panel, oturarak yapılan sunumlar | Görünmez, eller serbest | Kıyafet sürtünmesi, doğru yerleşim |
| Headset | Sahnede dolaşan konuşmacılar | Ağza sabit mesafe, yüksek netlik | Her konuşmacıya ayarlanmalı, hijyen |
| El mikrofonu | Moderatör, soru-cevap | Kolay paylaşılır, sağlam | Yeterli sayıda ve yedek pil |
| Konferans (delege) sistemi | Yuvarlak masa, kurul toplantıları | Her katılımcıda bir mikrofon, söz sırası yönetimi | Masa düzenine göre kablolama veya kablosuz ünite |
Konferans sistemleri, her katılımcının önünde bir konuşma ünitesi bulunan ve başkan ünitesinin söz sırasını yönetebildiği sistemlerdir. Kurul toplantıları, meclis tipi oturumlar ve çok katılımcılı çalıştaylar için idealdir. Paneller için ise genellikle her panelist için bir yaka ya da masa mikrofonu, moderatör için bir el mikrofonu kullanılır.
Shure ve Sennheiser kablosuz sistemleri, çok sayıda kanalın aynı mekânda çalışması gereken kongrelerde güvenilirlikleriyle öne çıkar. Paralel salonlar aynı otelde olduğunda frekans planlamasının tüm salonlar için birlikte yapılması şarttır.
Salon akustiği ve ses sistemi
Toplantı salonlarında sesin hedefi netliktir. Büyük hoparlörlerle yüksek ses vermek yerine, salonu eşit kapsayan, gerekirse gecikmeli hoparlörlerle desteklenen bir sistem kurulmalıdır. Konuşmacının kendi sesini sahnede rahatça duyabilmesi için küçük bir sahne monitörü de faydalıdır. Ses masasında her mikrofon için ayrı ayar ve otomatik mikser fonksiyonları, panel gibi çok mikrofonlu oturumlarda geri beslemeyi önler. Oturum aralarında çalınacak fon müziği, ödül ve açılış anları için jenerik müzikleri de ses ekibine önceden iletmek akışı rahatlatır. Sistem seçimi için etkinlik ses sistemi seçimi yazımıza göz atabilirsiniz.
LED ekran mı, projeksiyon mu?
Görüntü tarafında karar genellikle salonun ışık koşullarına, tavan yüksekliğine ve bütçeye göre verilir:
- Projeksiyon: Karartılabilen salonlarda ve küçük-orta ölçekli toplantılarda ekonomik bir çözümdür. Ancak ortam ışığı arttıkça görüntü soluklaşır ve konuşmacı ışığı perdeye vurabilir.
- LED ekran: Yüksek parlaklığı sayesinde aydınlık salonlarda ve gün ışığı alan mekânlarda bile net görüntü verir. Modüler yapısı sayesinde sahneye özel ölçülerde kurulabilir ve kamera çekimlerinde daha iyi sonuç verir.
- Yan ekranlar ve confidence monitörler: Büyük salonlarda konuşmacının kamera görüntüsü yan ekranlara verilir; sahne önüne yerleştirilen monitörler ise konuşmacının slaytlarını ve süresini görmesini sağlar.
Okunabilirlik için slaytların ekran oranına uygun hazırlanması ve yazı boyutlarının salonun en arka sırasından okunabilecek büyüklükte olması gerekir. LED seçenekleri için LED ekran kiralama sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Kayıt, canlı yayın ve hibrit oturumlar
Kongre oturumlarının kaydedilmesi ve canlı yayınlanması artık standart hale geldi. Bunun için salonda en az bir, tercihen iki kamera, bir görüntü mikseri ve sunum ekranını kamera görüntüsüyle birleştiren bir yayın çıkışı kurulur. Yayın için kritik noktalar:
- Ayrı ses miksi: Salon için yapılan ses miksi yayın için uygun olmayabilir; yayına ayrı bir ses çıkışı verilmelidir.
- Kablolu ve yedekli internet: Otel Wi-Fi’ı yayın için güvenilir değildir; kablolu bir hat ve mümkünse yedek bağlantı gerekir.
- Uzaktan konuşmacılar: Video konferans ile bağlanan konuşmacının hem salonda hem yayında duyulması ve salonu duyabilmesi için ses yönlendirmesi önceden test edilmelidir.
- Kayıt yedekliliği: Oturum kayıtları ayrı bir cihazda da alınmalıdır.
Simultane çeviriye teknik hazırlık
Uluslararası kongrelerde simultane çeviri, ses sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır. Çeviri hizmeti genellikle ayrı bir uzman ekip tarafından sağlansa da ses tarafında yapılması gereken hazırlıklar vardır: tercüman kabinlerinin sahneyi görebilecek bir noktaya yerleştirilmesi, kabinlere temiz bir salon sesi (floor feed) gönderilmesi, çeviri kanallarının yayına ve kayda eklenmesi ve dinleyici kulaklıkları için yeterli alanın planlanması. Bu konuların tümü teknik toplantıda çeviri ekibiyle birlikte netleştirilmelidir.
Çeviri hazırlığında sık atlanan birkaç ayrıntı vardır:
- Sunum dosyaları: Tercümanların sunumları önceden görmesi çeviri kalitesini doğrudan artırır; reji ekibi dosyaları paylaşılabilir bir klasörde toplamalıdır.
- Video sesleri: Oturum sırasında oynatılan videoların sesi de kabinlere gitmelidir; aksi halde tercüman videoyu çeviremez.
- Soru-cevap: Salondan soru soran katılımcıların mutlaka mikrofon kullanması gerekir; mikrofonsuz sorular kabinde duyulmaz.
- Kurulum alanı: Kabinlerin yerleşimi salonun oturma kapasitesini azaltabilir; bu durum salon planında baştan hesaba katılmalıdır.
Bütçe ve teklif
Kongre ses görüntü sistemlerinin maliyetini salon sayısı, mikrofon ve kamera adedi, LED ya da projeksiyon tercihi, yayın ve kayıt kapsamı, çeviri entegrasyonu ve etkinliğin gün sayısı belirler. Çok günlü kongrelerde ekipmanın her gün yeniden kurulmaması ve teknik ekibin oturum aralarında hızlı müdahale edebilmesi büyük avantaj sağlar.
BernStage olarak İstanbul ve Antalya’da toplantı ve kongrelerin ses, görüntü ve sahne altyapısını kuruyoruz. Programınızı ve salon planınızı paylaşın; size uygun bir kurgu hazırlayalım. Kurumsal etkinlik teknik prodüksiyon sayfamızı inceleyebilir veya teklif formumuz üzerinden talebinizi iletebilirsiniz.
