Die Resort- und Stadthotels der Türkei sind Schauplatz eines großen Teils internationaler Incentive-Reisen, Award-Abende und Gala-Dinner, und das aus gutem Grund: Zimmer, Catering und Veranstaltungsraum liegen unter einem Dach. Ein Hotelballsaal ist jedoch als flexibler Tagungsraum gebaut, nicht als Konzertsaal. Die Technik für ein Gala-Dinner im Hotel hat deshalb ihre eigenen Grenzen: begrenzte Deckenhöhe, Rigging-Punkte mit festen Traglasten, schmale Servicegänge und Aufbauzeiten, die man sich mit anderen Veranstaltungen teilt. Aus unserer Arbeit in Hotels in Antalya, Belek und Istanbul zeigen wir, wie Sie eine Gala planen, die reibungslos läuft.
Am Anfang steht eine gründliche Besichtigung
Der Grundriss, den das Hotel schickt, ist ein Ausgangspunkt, aber nicht die ganze Wahrheit. Kronleuchter, Lüftungsauslässe, fest montierte Vorhänge, Säulen und Notausgänge fallen oft erst vor Ort auf. Eine gute Besichtigung klärt:
- Lichte Deckenhöhe unter Kronleuchtern und Deckeneinbauten. Sie bestimmt Bühnenhöhe, LED-Größe und die Höhe der Traversen.
- Rigging-Punkte: ob es sie gibt, wo sie liegen und welche zertifizierte Traglast sie haben. Lassen Sie sich das von der Haustechnik schriftlich geben.
- Strom: Lage und Leistung der Drehstromanschlüsse, idealerweise mit getrennten Stromkreisen für Ton, Licht und Video.
- Anlieferweg: Lkw-Zufahrt, Maße des Lastenaufzugs und Türbreiten am Ballsaal.
- Nachbarräume: Läuft am selben Abend nebenan eine andere Veranstaltung, müssen Lautstärke und Aufbaulärm abgestimmt werden.
Deckenhöhe und Rigging im Griff
Die Deckenhöhe ist die häufigste Einschränkung. Bei fünf bis sechs Metern lichter Höhe konkurrieren eine hohe Bühne und eine große LED-Wand um denselben Raum. Die übliche Lösung: eine niedrigere Bühne, eine gestapelte LED-Wand auf dem Boden und Licht auf Stativen oder an einer niedrigen Fronttraverse.
Wo Rigging-Punkte vorhanden sind, heben Kettenzüge Licht- und Lautsprechertraversen aus den Sichtlinien. Das öffnet den Raum und hält die Bühnenfront frei. Geflogen wird aber erst, wenn die Traglast jedes einzelnen Punkts bestätigt ist. Wie wir Traversen und Rigging planen, lesen Sie auf unserer Seite zur Veranstaltungstechnik in der Türkei.
Bühne, Screens und Tischplan
Bei einer Gala füllen runde Bankett-Tische den größten Teil des Saals. Planen Sie Bühne und Screens so, dass die meisten Gäste sehen können, ohne ihren Stuhl umzudrehen:
- Eine Bühne an der Stirnseite bietet meist die besseren Sichtlinien; in sehr langen Räumen kommen Seitenscreens hinzu.
- Legen Sie die Tanzfläche direkt vor die Bühne. Sie dient zugleich als Puffer für Reden und den Weg zur Preisverleihung.
- Platzieren Sie den FOH-Platz im hinteren Drittel des Saals mit freier Sicht auf die Bühne. Wer hinter einer Säule oder außerhalb des Raums mischt, verliert immer an Klangqualität.
- Halten Sie Kamerapodeste und Kabelwege von den Laufwegen des Servicepersonals fern.
Modulare Bühnenpodeste lassen sich zentimetergenau an den Raum anpassen. Die Varianten finden Sie auf unserer Seite zum Bühnenverleih in der Türkei.
Gästeführung und Aufbauzeiten
Im Hotel ist die Aufbauzeit oft die knappste Ressource. Der Ballsaal kann bis zum Vorabend für eine andere Tagung gebucht sein, dann wird über Nacht aufgebaut. Auch Gästeankunft, Cocktailbereiche und Servicetüren bestimmen, wie sich das Team bewegen kann. Ein typischer Galatag sieht so aus:
| Zeitpunkt | Phase | Hinweise |
|---|---|---|
| Vorabend / früher Morgen | Anlieferung und Rigging | Arbeiten mit Kettenzügen, solange der Saal leer ist |
| Morgen bis Mittag | Aufbau von Bühne, LED, Ton und Licht | Abgestimmt mit dem Eindecken durch das Hotel |
| Nachmittag | Lichtprogrammierung und Soundcheck | Proben mit Künstlern und Moderation |
| 1–2 Stunden vor Einlass | Saal sauber übergeben | Kabel verlegt, Team in schwarzer Arbeitskleidung |
| Nach der Show | Abbau | Zeitlich auf die nächste Buchung des Hotels abgestimmt |
Findet der Cocktailempfang außerhalb des Ballsaals statt, gewinnen Sie zusätzliche Zeit für Soundchecks. Findet er im Saal statt, muss jede Probe abgeschlossen sein, bevor der erste Gast hereinkommt.
Dinner, Reden und Show in Balance
Eine Gala stellt an einem einzigen Abend drei verschiedene Anforderungen an den Ton. Die Dinnermusik darf die Gespräche am Tisch nicht übertönen. Reden und Preisverleihungen brauchen vor allem Sprachverständlichkeit. Konzert oder DJ-Set brauchen Energie und Reserven. So gelingt das:
- Hauptlautsprecher für eine gleichmäßige Abdeckung ausrichten, in langen Sälen mit Delay-Lautsprechern ergänzen.
- Für jeden Programmteil eine eigene Szene im Mischpult speichern, sodass Übergänge auf Knopfdruck laufen.
- Den Soundcheck der Künstler mindestens eine Stunde vor Ankunft der Gäste beenden.
- Maximalpegel vorab mit dem Hotel und benachbarten Veranstaltungen vereinbaren.
Ob bei Hotelkonzerten im Rixos Sungate oder bei Händlertagungen und Galas im Regnum Carya und im Titanic Deluxe: Auf diese Balance verwenden wir die meiste Sorgfalt. Mehr zur Beschallung lesen Sie auf unserer Seite Tontechnik mieten in der Türkei.
Licht für den ganzen Saal, nicht nur für die Bühne
Erst das Licht macht aus einem Tagungsraum einen Galasaal. LED-Uplights an Wänden und Säulen tragen die Markenfarben durch den Raum, weiche Pinspots auf den Tischen setzen die Gestecke in Szene. Auf der Bühne brauchen Redner und Preisträger gleichmäßiges Frontlicht; für den Showteil sorgen Moving Heads und etwas Haze für Tiefe. Ist Haze geplant, stimmen Sie das vorab mit der Haustechnik ab, denn die Rauchmelder im Ballsaal müssen unter Umständen berücksichtigt werden. Fragen Sie bei der Besichtigung auch, ob Saalbeleuchtung und Kronleuchter über das Lichtpult steuerbar sind, damit der ganze Raum im Takt des Ablaufplans gedimmt und wieder hochgefahren werden kann.
Budget und nächste Schritte
Was die Kosten bestimmt
Das Budget einer Gala hängt von Saalgröße und Deckenhöhe ab, davon, ob gerigged wird, von der Größe der LED-Wand, vom Technik-Rider der Künstler, von der verfügbaren Aufbauzeit und davon, ob nachts gearbeitet werden muss. Kurze Aufbaufenster bedeuten größere Teams, mehr Fahrzeuge und manchmal eine Vormontage außerhalb des Hotels.
Sie planen eine Hotelgala in der Türkei?
Nennen Sie uns Hotel, Saal, Gästezahl und Ablaufplan, und wir planen alles von der Besichtigung bis zum Abbau. Vergangene Hotelveranstaltungen finden Sie auf unserer Projektseite. Mehr über unsere Veranstaltungstechnik in der Türkei erfahren Sie hier, oder senden Sie Ihr Briefing über das Angebotsformular.
