Teilnehmer erinnern sich an die Inhalte eines Kongresses, doch ob diese Inhalte überhaupt bei ihnen ankommen, hängt vollständig von der Technik ab. Ein Redner, den hinten niemand hört, eine Folie, die niemand lesen kann, oder ein Livestream, der mitten in der Session abbricht, machen monatelange Programmplanung zunichte. Gute Konferenztechnik in der Türkei bedeutet, dass Mikrofone, Konferenzanlagen, Screens, Aufzeichnung, Streaming und Dolmetschen reibungslos zusammenspielen. Dieser Leitfaden erklärt jede Komponente für internationale Verbände und Agenturen, die Tagungen in Istanbul, Antalya und darüber hinaus planen.
Am Anfang steht das Programmformat
Die erste technische Frage betrifft den Aufbau des Programms. Ein Kongress, der mit einem Plenum beginnt und sich dann in mehrere Breakout-Räume aufteilt, braucht für jeden Raum eine eigene Planung für Ton, Video und Technikpersonal. Klären Sie früh:
- Wie viele Räume gibt es, und welche Kapazität hat jeder?
- Sind die Sessions Keynotes mit einem Redner, Panels oder Diskussionsrunden?
- Stellen Teilnehmer Fragen aus dem Saal?
- Werden Redner remote zugeschaltet?
- Werden Sessions aufgezeichnet oder gestreamt?
- Wird gedolmetscht, und in wie viele Sprachen?
Diese Antworten bestimmen alles, von der Zahl der Mikrofone bis zum Aufbau der Regie.
Mikrofone und Konferenzanlagen auswählen
Welches Mikrofon passt, hängt davon ab, wie sich Redner auf der Bühne bewegen und wie die Session aufgebaut ist:
| Mikrofontyp | Geeignet für | Stärke | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| Rednerpult (Schwanenhals) | Eröffnungsreden, Protokoll | Fest installiert, zuverlässig, einfach | Pegel fällt ab, wenn der Redner zur Seite tritt |
| Ansteckmikrofon (Lavalier) | Panels, Vorträge im Sitzen | Unauffällig, Hände frei | Kleidungsgeräusche, Platzierung |
| Headset | Redner, die sich auf der Bühne bewegen | Konstanter Abstand, hohe Sprachverständlichkeit | Passform je Redner, Hygiene |
| Handmikrofon | Moderation, Fragen aus dem Publikum | Leicht weiterzugeben, robust | Genug Geräte und Ersatzbatterien |
| Konferenzanlage (Delegiertensystem) | Runde Tische, Vorstandssitzungen | Ein Mikrofon pro Teilnehmer, Vorsitz steuert die Wortmeldungen | Verkabelung oder Funkeinheiten passend zur Bestuhlung |
Bei Konferenzanlagen hat jeder Teilnehmer eine eigene Sprechstelle, während eine Vorsitzendeneinheit regelt, wer das Wort hat. Sie eignen sich ideal für Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen und Workshops. Bei Panels bekommt meist jeder Teilnehmer ein Ansteck- oder Tischmikrofon, dazu ein Handmikrofon für die Moderation.
Wir setzen auf Funksysteme von Shure und Sennheiser. Laufen in einem Hotel mehrere Breakout-Räume parallel, müssen die Frequenzen über alle Räume hinweg koordiniert werden, nicht Raum für Raum.
Raumakustik und Beschallung
In Tagungsräumen geht es um Sprachverständlichkeit, nicht um Lautstärke. Eine gleichmäßige Abdeckung im ganzen Raum, in tiefen Sälen unterstützt durch Delay-Lautsprecher, ist wichtiger als große Boxen vorne. Ein kleiner Bühnenmonitor hilft Rednern, sich selbst zu hören, und ein Automixer am Pult verhindert Rückkopplungen, wenn viele Mikrofone offen sind. Mehr dazu auf unserer Seite zur Tontechnik in der Türkei. Es hilft außerdem, dem Tonteam Walk-in-Musik, Jingles für Preisverleihungen und Playlists für Pausen vorab zu schicken, damit Übergänge zwischen den Sessions souverän wirken statt improvisiert. In Breakout-Räumen reichen oft ein kompaktes System und ein Techniker pro Raum, solange jemand jeden Raum schnell erreicht, wenn Laptop oder Mikrofon eines Referenten Hilfe braucht.
LED-Wand oder Projektion?
- Projektion ist in kleinen und mittleren Räumen, die sich abdunkeln lassen, kostengünstig. Mit zunehmendem Umgebungslicht verblasst das Bild jedoch, und Referenten stehen schnell im Lichtkegel.
- LED-Wände bleiben auch in Räumen mit Tageslicht hell und scharf, lassen sich an jede Bühnengröße anpassen und sehen vor der Kamera deutlich besser aus. Mehr auf unserer Seite LED-Wand mieten in der Türkei.
- Seitenscreens und Confidence-Monitore: In großen Sälen helfen Kamerabilder auf Seitenscreens (IMAG) den hinteren Reihen, während Monitore am Boden den Referenten ihre Folien und den Timer zeigen.
Bitten Sie Referenten, ihre Folien im Seitenverhältnis des Screens anzulegen, mit einer Schriftgröße, die auch aus der letzten Reihe lesbar ist.
Aufzeichnung, Streaming und hybride Sessions
Aufzeichnung und Streaming gehören bei den meisten Kongressen inzwischen zum Standard. Ein typisches Setup umfasst ein bis zwei Kameras pro Raum, einen Bildmischer und ein Ausgangssignal, das Folien und Kamerabild des Redners kombiniert. Die wichtigsten Punkte:
- Eigener Stream-Mix: Der Saalmix passt selten für den Stream. Geben Sie dem Encoder deshalb ein eigenes Audiosignal.
- Kabelgebundenes, redundantes Internet: Hotel-WLAN ist keine Streaming-Lösung. Buchen Sie eine eigene kabelgebundene Leitung und idealerweise eine Backup-Leitung.
- Remote-Redner: Testen Sie das Audio-Routing, damit zugeschaltete Referenten im Saal und online zu hören sind und selbst den Saal hören.
- Backup-Aufzeichnung: Zeichnen Sie Sessions zusätzlich zum Stream auf einem separaten Gerät auf.
Vorbereitung auf Simultandolmetschen
Auf internationalen Kongressen ist das Dolmetschen Teil des Tonsystems. Kabinen und Empfänger stellt meist der Dolmetschdienstleister, doch das Tonteam muss die Kabinen mit freier Sicht auf die Bühne platzieren, den Dolmetschern ein sauberes Saalsignal liefern, die Sprachkanäle in Stream und Aufzeichnung einspeisen und Platz für die Ausgabe der Empfänger einplanen. Klären Sie all das in einer gemeinsamen Technikbesprechung mit dem Dolmetschdienstleister.
Einige Details gehen oft unter:
- Folien vorab: Dolmetscher arbeiten deutlich besser, wenn sie die Präsentationen vorher sehen. Die Regie sollte die Dateien deshalb in einem gemeinsamen Ordner sammeln.
- Ton aus Videos: Auch der Ton von Videos, die in Sessions abgespielt werden, muss in den Kabinen ankommen, sonst können die Dolmetscher ihn nicht übersetzen.
- Fragen aus dem Saal: Teilnehmer müssen immer ein Mikrofon benutzen. Fragen ohne Mikrofon erreichen weder die Kabine noch den Stream.
- Platzbedarf: Kabinen brauchen Fläche und können die Sitzplatzzahl verringern. Nehmen Sie sie deshalb von Anfang an in den Raumplan auf.
Budget und nächste Schritte
Die Kosten hängen von der Zahl der Räume, Mikrofone und Kameras ab, von LED oder Projektion, vom Umfang von Streaming und Aufzeichnung, von der Einbindung der Dolmetschtechnik und von der Zahl der Kongresstage. Bei mehrtägigen Veranstaltungen sparen fest installiertes Equipment und Techniker, die zwischen den Sessions bereitstehen, Zeit und Nerven.
BernStage liefert Ton, Video und Bühne für Tagungen und Kongresse in Istanbul und Antalya. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Technik für Firmenevents, informieren Sie sich über unsere Veranstaltungstechnik in der Türkei oder schicken Sie uns Programm und Raumpläne über unser Angebotsformular.
